Cómo calcular el ROI de un proyecto tecnológico

Antes de aprobar un presupuesto de tecnología, toda empresa mediana debería poder responder una pregunta simple: ¿qué ganamos con esto y en cuánto tiempo? El retorno de inversión (ROI) no tiene que ser una fórmula complicada en Excel. Lo que sí necesita es honestidad sobre costos, beneficios y plazos.

El error más común es mirar solo el precio de implementación. Un proyecto TI real incluye licencias, capacitación, horas internas del equipo, posible downtime durante la migración y mantenimiento anual. Si no los sumas, el ROI se ve mejor de lo que realmente será.

El ROI de un proyecto TI se gana en eficiencia, ventas recuperadas y riesgos evitados — no solo en ahorro de licencias. — Equipo Pegasus

La fórmula básica

En su forma más simple:

ROI = (Beneficio obtenido − Costo total) ÷ Costo total × 100

El reto no es la matemática, sino definir bien cada variable. Te proponemos un marco de cuatro pasos que usamos con clientes en Perú.

Paso 1: Costo total real del proyecto

• Implementación o desarrollo (honorarios del partner)
• Licencias, hosting o servicios cloud (12 meses mínimo)
• Capacitación y tiempo del equipo interno (valóralo en horas × costo promedio)
• Contingencia del 10–15% para imprevistos razonables

Paso 2: Beneficios cuantificables

• Horas ahorradas: procesos manuales que desaparecen × costo por hora.
• Errores evitados: reprocesos, devoluciones, multas o pérdida de clientes.
• Ingresos adicionales: ventas que hoy no cierras por lentitud operativa.
• Riesgo reducido: costo de una caída de sistemas que ya viviste o podrías vivir.

Paso 3: Plazo de recuperación

Divide el costo total entre el beneficio mensual neto. Si inviertes S/ 36,000 y ahorras S/ 6,000 al mes en operación, recuperas en 6 meses. Para empresas medianas, un horizonte de 12 a 24 meses suele ser razonable en proyectos bien acotados.

Paso 4: Criterios cualitativos que también cuentan

No todo se traduce a soles inmediatos. Cumplir normativas, mejorar experiencia del cliente o tener datos confiables para decidir también tiene valor. La clave es no usar lo "intangible" como excusa para no medir nada.

En Pegasus incluimos una estimación de ROI en cada propuesta de implementación. No prometemos números mágicos: trabajamos con rangos conservadores y revisamos avances trimestralmente. Si un proyecto no puede justificarse en términos de negocio, lo decimos antes de firmar.